Koliko god vam zvučalo zabavno, organizacija poslovnog događaja je veoma veliki i stresan posao. Potrebne su nedelje, pa čak i nekoliko meseci kako bi sve bilo organizovano do savršenstva. Planiranje je samo po sebi nauka koje zahteva dobru organizaciju. Mi vam možemo dati nekoliko saveta koji će vam svakako pomoći da uspešno uradite svoj posao.
Krenite da planirate na vreme
Bez obzira da li je događaj veliki ili mali, veoma je važno početi sa planiranjem što ranije. Videćete i sami koliko je organizacija eventa vremenski zahtevna. Ukoliko je u pitanju događaj na kom će prisustvovati više ljudi nekada je potrebno krenuti i četiri do pet meseci ranije. Za manje odvojite bar dva meseca kako bi bili sigurni da vam ništa neće promaći.
Krenite od budžeta
Svakako prva stvar o kojoj treba da razmišljate je budžet. Naravno, na samom početku nije lako odredtiti koliko će tačno sve koštati ali svakako morate znati koliko imate na raspolaganju. Od toga zavisi svaki naredni korak i potrebno je uvek ostaviti više novca ukoliko dođe do nekih nepredviđenih situacija. Jednom kada imate budžet onda možete krenuti dalje.
Rasporedite zadatke
Odredite tačno ko će šta da radi u vašem timu. Nemojte dozvoliti da se ne zna ko je zadužen za određenu vrstu posla. Na ovaj način može doći do ozbiljnih propusta i nećete znati ko je za to odgovoran. Pokušajte da razmislite o ljudima koji će vam pomagati oko organizacije i njihovim prednostima i manama. Tako ćete moći lakše da odredite kome ćete dati koji posao. Takođe je veoma bitno da postavite razumne rokove za svaki zadatak.
Pronađite prostor
Pokušajte da napravite spisak ljudi koje želite da pozovete kako bi odredili koliki vam je prostor potreban. Ukoliko krenete na vreme moći ćete da birate mesto gde će se događaj održati. Ovo je svakako veoma važno kako bi bili sigurni da će vašim gostima biti prijatno i da ćete imati mesta za sve.
Organizacija programa
Ovo je jedan od najbitnijih koraka u organizaciji. Ukoliko želite da se ljudi odazovu na vaš poziv potrebno je da ih zainteresujete odabranim programom. Koliko god se trudili da isplanirate svaki drugi detalj, ovo je ipak najvažnije. Probajte da dovedete eksperte od kojih se može čuti nešto inovativno i nesvakidašnje. Sigurni smo da bi voleli da vaš događaj ostane upamćen kao prekretnica u načinu poslovanja.
Nemojte zaboraviti pozivnice
U digitalnom dobu nije teško pozvati ljude da prisustvuju nekom događaju. Email, društvene mreže ili personalizovane online pozivnice su svakako veoma korisne. Ipak, ukoliko želite da podignete sve na malo viši nivo potrebno je poslati štampane pozivnice. Potrudite se da one budu lepe ali i informativne, navedite tačan datum i vreme događaja ali i samu agendu kako bi gosti mogli da se podsete na program u svakom momentu. U svetu ali i kod nas, najviše koristi sito štampa kada želimo da stavimo akcenat na kvalitet pozivnice. Prema tome nemojte štedeti na ovome jer sigurno ne želite da vaša pozivnica izgleda prosto i jeftino. Odaberite kvalitetan papir i lep dizajn ali najvise povedite računa o tekstu koji će na njoj stajati. Potrudite se da pozovete sve svoje poslovne partnere, kolege ali i druge značajne ličnosti iz iste sfere poslovanja.
Postarajte se za hranu i piće
Nikako ne smete da dozvolite da na vašem događaju nestane pića ili hrane. Ovakva greška može veoma loše uticati na sam ishod događaja ali i na imidž vaše firme. Gledajte da nabavite više nego što vam je potrebno kako se ne bi dogodilo da nešto nedostaje. Takođe se potrudite da imate za svakoga po nešto kako niko ne bi ostao gladan ni žedan.
Ukoliko primenite navedene korake, nema sumnje da će vaša proslava biti uspešna. Trudite se da ispratite svaki aspekt planiranja kako bi na vreme mogli da reagujete ukoliko dođe do većih problema. Ako sve ovo organizujete na vreme sigurni smo da će vas događaj biti jedan od onih o kojima će se dugo pričati.
Morate biti prijavljeni da biste ostavili komentar.